– profitieren Sie von unserer langjährigen Erfahrung

Wir sind von DATEV im März 2019 mit dem Label Digitale Kanzlei 2019 ausgezeichnet worden. Und dies als eine der ersten Kanzleien. Maßgebend hierfür ist eine digitale Ausrichtung der Kanzlei und der Mandanten. In einem Benchmarking wurde unser Digitialisierungsgrad ermittelt. Dieser ist schon sehr weit fortgeschritten und wir wollen diesen Weg mit unseren Mandanten weitergehen.

Unsere Kanzlei wurde bereits früh auf Digitalisierung eingestellt. Bereits seit 2008 ist unsere komplette Dokumentablage in digitalisierter Form verfügbar. Auswertungen werden schon sehr lange in digitalisierter Form übermittelt.
Die Kommunikation mit Ämtern und Institutionen erfolgt immer mehr in digitaler Form.
Diese Erfahrung nutzen wir nun auch, um die Digitialisierung bei unseren Mandanten voranzutreiben.
Mit unserem Partner DATEV können wir hier sichere Cloud-Lösungen auf einem der sichersten deutschen Rechenzentren anbieten.
Unsere Mitarbeiter haben diesen Prozess von Anfang an mitgetragen. Die Motivation ist hoch, auch Ihre digitalen Prozesse weiterzuentwickeln.

Sicherheit

Das Thema Sicherheit ist bei uns und unserem Softwarepartner sehr wichtig. Zu allen Digitalen Produkten gibt es zur Zeit zwei abgesicherte Zugänge:
DATEV midentity (Smartcard-USB-Stick)
App DATEV SmartLogin (Authentifzierung mit Ihrem Smartphone) (–> Video)

Die Belege können entweder mit dem Scanner digitalisiert und über die Portale hochgeladen oder über die App DATEV Upload mobil fotografiert und übertragen werden.

Einkommensteuer

Auch bei der Ablage von Belegen zur Einkommensteuer steht jetzt eine Cloud-Lösung zur Verfügung. Mit DATEV Meine Steuern haben Sie die Möglichkeit die relevanten Belege zu Archivieren und bereits auch zu kategorisieren – wie Sie das beim Einreichen von Papierbelegen auch gewohnt sind. Wir empfehlen die permanente unterjährige Digitalisierung und Archivierung. Sie können dann die relevanten Belege direkt in Ihre eigene Ablage einsortieren und nicht erst in den “Ordner für den Steuerberater”.

Sie können die von uns fertige Steuererklärung auch digital freigeben – mit DATEV Freizeichnung online (–> Video)

Unsere Tipps zu DATEV Meine Steuern: https://www.kanzlei-zwipf.de/tipps-datev-meine-steuern/

Finanzbuchführung

Zum aktuellen Stand haben wir ca. 1/3 unserer Mandate auf Digitale Buchführung umgestellt. Neumandate werden nur noch in dieser Form bearbeitet.
Mit Unternehmen online stellt uns DATEV eine digitale Cloud-Plattform zur Verfügung: Unternehmen Online. Die digitalen Belege werden dort revisionssicher abgelegt. Papierbelege werden gescannt und in die Cloud hochgeladen.
Unternehmen online greift aber noch tiefer in die Büro-Organisation ein und kann ein wertvolles Tool darstellen. Kassenbuch, Zahlungsverkehr, Auswertungs-Archiv und einiges mehr können dort zur Verschlankung und Digitalisierung Ihres Unternehmens beitragen.

Lohnbuchführung

Im Bereich des Lohns haben wir ebenso unterschiedliche Möglichkeiten. Die Erfassung von Stammdaten, von Bewegungsdaten (zB Stunden) können vom Mandanten direkt in der Cloud erfasst werden. Über Unternehmen Online sind alle Auswertungen in einem Archiv über Jahre einsehbar.

Die Mitarbeiter werden über Arbeitnehmer online in den digitalen Prozess eingebunden. Sie bekommen ein eigenes Postfach in das die für sie relevanten Belege (zB monatliche Gehaltsabrechnung oder Jahres-Lohnsteuerbescheinigung) hineingelegt und per e-mail informiert werden. Das manuelle Verteilen und nachträglich Heraussuchen entfällt.

Kanzleiorganisation

Auch unsere eigene Organisation haben wir umgestellt. Bei digitalen Mandanten erfolgt unsere Rechnungsschreibung ausschliesslich in digitaler Form. Die Rechnungen werden im Zugferd-Format (automatisch auslesbares Format) zugestellt. Alternativ als PDF-Dokument, wenn gewünscht.