– profitieren Sie von unserer langjährigen Erfahrung

Wir sind von DATEV im März 2019 mit dem Label Digitale Kanzlei 2019 ausgezeichnet worden. Und dies als eine der ersten Kanzleien. Maßgebend hierfür ist eine digitale Ausrichtung der Kanzlei und der Mandanten. In einem Benchmarking wurde unser Digitialisierungsgrad ermittelt. Dieser ist schon sehr weit fortgeschritten und wir wollen diesen Weg mit unseren Mandanten weitergehen.
Die Auszeichnung konnten wir auch im Jahr 2020 wiederholen.

Unsere Kanzlei wurde bereits früh auf Digitalisierung eingestellt. Bereits seit 2008 ist unsere komplette Dokumentenablage in digitalisierter Form verfügbar. Auswertungen werden schon sehr lange in digitalisierter Form übermittelt.
Die Kommunikation mit Ämtern und Institutionen erfolgt immer mehr in digitaler Form.
Diese Erfahrung nutzen wir nun auch, um die Digitalisierung bei unseren Mandanten voranzutreiben.
Mit unserem Partner DATEV können wir hier sichere Cloud-Lösungen auf einem der sichersten deutschen Rechenzentren anbieten.
Unsere Mitarbeiter haben diesen Prozess von Anfang an mitgetragen. Die Motivation ist hoch, auch Ihre digitalen Prozesse weiterzuentwickeln.

Technik und Sicherheit

Das Thema Sicherheit ist bei uns und unserem Softwarepartner sehr wichtig. Zu allen Digitalen Produkten gibt es zur Zeit zwei abgesicherte Zugänge:
– DATEV midentity (Smartcard-USB-Stick)
– Smartphone-App DATEV SmartLogin (Authentifzierung mit Ihrem Smartphone) (–> Video Registrierung)

Die Belege können entweder mit dem Scanner digitalisiert und über die Portale hochgeladen oder über die Smartphone-App DATEV Upload mobil (–> Video ab 4:08 /Die ersten 4 Minuten zur Registrierung SmartLogin sind veraltet) fotografiert und übertragen werden.
Besser ist es aber, die Belege bereits digital zu erhalten. Denn dann entfällt der vorherige Schritt.

Vorteile

  1. Digitaler Austausch über eine sichere Plattform.
  2. Die Belege werden gescannt; die Originalbelege bleiben bei Ihnen.
  3. Sie können diese bereits in Ihre eigene Ablage sofort integrieren und nicht erst, wenn die Belege vom Steuerberater zurückkommen.
  4. Die Belege sind jederzeit auch digital abrufbar.
  5. Sie können Ihre Unterschrift digital leisten und brauchen nicht unbedingt in die Kanzlei zu kommen. Wenn es wichtige Dinge zu besprechen gibt verzichten wir natürlich nicht auf ein Gespräch unter vier Augen.
  6. Wir können den menschlichen Kontakt verringern – leider in der heutigen Zeit wichtig geworden.

digitale Einkommensteuer

Unser “digitaler Steuerberater-Schuhkarton”: Belege zur Einkommensteuer in eine Cloud-Lösung laden. Mit DATEV Meine Steuern (–> Video1) (–> Video2)haben Sie die Möglichkeit die relevanten Belege zu Archivieren und bereits auch zu kategorisieren – wie Sie das beim Einreichen von Papierbelegen auch gewohnt sind. Wir empfehlen die permanente unterjährige Digitalisierung und Archivierung. Sie können dann die relevanten Belege direkt in Ihre eigene Ablage einsortieren und nicht erst in den “Ordner für den Steuerberater” zwischenparken.

Sie können die von uns fertige Steuererklärung auch digital freigeben – mit DATEV Freizeichnung online (–> Video)

Unsere Tipps zu DATEV Meine Steuern: https://www.kanzlei-zwipf.de/tipps-datev-meine-steuern/

digitale Finanzbuchführung

Zum aktuellen Stand haben wir ca. 1/3 unserer Mandate auf Digitale Buchführung umgestellt. Neumandate werden nur noch in dieser Form bearbeitet.
Mit Unternehmen online stellt uns DATEV eine digitale Cloud-Plattform zur Verfügung: Unternehmen Online. Die digitalen Belege werden dort revisionssicher abgelegt. Papierbelege werden gescannt und in die Cloud hochgeladen.
Unternehmen online greift aber noch tiefer in die Büro-Organisation ein und kann ein wertvolles Tool darstellen. Kassenbuch, Zahlungsverkehr, Auswertungs-Archiv und einiges mehr können dort zur Verschlankung und Digitalisierung Ihres Unternehmens beitragen.

digitale Lohnbuchführung

Im Bereich des Lohns haben wir ebenso unterschiedliche Möglichkeiten. Die Erfassung von Stammdaten, von Bewegungsdaten (zB Stunden) können vom Mandanten direkt in der Cloud erfasst werden. Über Unternehmen Online sind alle Auswertungen in einem Archiv über Jahre einsehbar.

Die Mitarbeiter werden über Arbeitnehmer online in den digitalen Prozess eingebunden. Sie bekommen ein eigenes Postfach in das die für sie relevanten Belege (zB monatliche Gehaltsabrechnung oder Jahres-Lohnsteuerbescheinigung) hineingelegt und per e-mail informiert werden. Das manuelle Verteilen und nachträglich Heraussuchen entfällt.

Kanzleiorganisation

Auch unsere eigene Organisation haben wir umgestellt. Bei digitalen Mandanten erfolgt unsere Rechnungsschreibung ausschließlich in digitaler Form. Die Rechnungen werden im Zugferd-Format (automatisch auslesbares Format) zugestellt. Alternativ als PDF-Dokument, wenn gewünscht.